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国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存について

電帳法について質問です。
国税関係帳簿書類を電子データで保管する際、「電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること」という要件が記載されていました。
これは具体的に、どのような処置を行えばよいのか、ご教示ください。

現在弥生会計を使用しておりますが、請求書・領収証の電子データ保存はスマート証憑で行っております。ただ、弥生会計と連携は図れておらず、仕訳にも特段情報は付記しておりません。
会計ソフトの仕訳に証憑が添付できる機能は有ると思いますが、それ以外に何か策があるか情報収集しております。

  • 経理・記帳・仕訳
  • 投稿日：2024/09/02
  • 回答件数：2件
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税理士・会計事務所からの回答

  • ビジョン税理士法人ゴールド

    神奈川県横浜市戸塚区品濃町５４９番地２三宅ビル３階３０２号

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    国税関係帳簿書類の電子保存に関して、電帳法の要件である「帳簿と証憑の相互関連性を確認できること」は、帳簿の取引内容と証憑書類（請求書、領収書）を容易に照合できる状態にすることを指します。以下、具体的な対応策を800文字以内で説明します。

    1. 仕訳に証憑を添付
    弥生会計には仕訳に証憑（請求書・領収証）を添付する機能があります。各仕訳に関連する証憑をデータとして添付し、仕訳と証憑が容易に参照できるようにすれば、帳簿と証憑の関連性が担保され、要件を満たします。

    2. スマート証憑との連携
    スマート証憑で電子データを保存している場合、弥生会計との自動連携を活用することで、帳簿と証憑のデータが自動的に紐づけられ、効率的に要件を満たすことができます。もし連携機能が未使用であれば、連携を有効にすることが推奨されます。

    3. 備考欄に証憑情報を記載
    弥生会計とスマート証憑の連携が難しい場合、仕訳の備考欄に証憑に関連する情報（証憑番号や保存場所のリンクなど）を付記することで、帳簿から証憑を簡単に参照できる状態にしておく方法もあります。

    4. 検索機能の活用
    弥生会計には検索機能があり、取引先名や日付、金額で検索することで、帳簿と証憑の関連性を確認できます。検索機能を活用して、関連する証憑や取引を容易に検索できる環境を整えることも重要です。

    5. ファイル名やフォルダ構造の工夫
    証憑データを保存する際、ファイル名やフォルダを取引先や日付、金額ごとに整理し、帳簿の内容と対応させることで、証憑の検索性を向上させ、要件を満たすことができます。

    これらの方法を組み合わせて帳簿と証憑の相互関連性を確認できる状態にすることで、電帳法の要件を満たすことが可能です。

    回答日：2024-09-07

    • 質問者からの返信

      ご丁寧な回答、ありがとうございます。
      現状の仕訳ルールですと、スマート証憑からの連携は難しい（1枚の振替伝票に複数請求書の仕訳を入れ、それを定型化している）ため、検索要件で担保する方が良いと考えました。弥生の検索機能・スマート証憑の絞り込み検索で取引を紐づける運用で進めたいと思います。

      返信日：2024-09-09

  • 相田会計事務所

    東京都文京区千石３－１４－５パークハイム千石４０３

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    リストを作ることで対応もできますし、社内規定を作成し、従来通りの紙資料を保管されるのであれば、簡易な保管方法でも可、とするQAも公開されています。顧問税理士の方等にお聞きされるか、QA等をご確認いただくのも一案です。

    回答日：2024-09-04

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