電子帳簿保存法　スキャナ保存のための事務処理規定

卸売業の法人です。
自社発行の請求書や納品書は、現在、弥生会計Misocaにて作成→印刷後取引先へ郵送、控えはコピーを取り、紙で保存しています。この紙ベースでの保存を、今後はスキャナでデータ保存へ変更したいと考えております。
保存対象書類として考えているのは、今のところ請求書（控）・納品書（控）・見積書（控）のみです。
自社発行の控えをスキャナーで保存する場合にも、電子帳簿保存法のスキャナ保存に該当するのでしょうか？

スキャナ保存を開始する場合、『国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類』が必要かと思いますが、保存対象書類を自社発行書類の控えのみとする場合、国税庁HPよりダウンロードしたサンプルをどのように修正して使えば良いかわかりません。（書類の取扱い）項目などはスキャナ保存と関係のないすべての取引について記載が必要ですか？どのように規定をつくれば良いか教えていただきたいです。

スキャナ保存は弥生会計スマート証憑管理のシステムを利用予定。業務サイクル方式に従って入力したいので、『スキャナによる電子化保存規程』も別途作成予定です。電子取引に該当するものは、以前より同システムを利用して保存。『訂正及び削除の防止に関する事務処理規定』も定めています。

宜しくお願いいたします。

経理・記帳・仕訳

投稿日：2024/07/25
回答件数：1件

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税理士・会計事務所からの回答

相田会計事務所
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電子データ保存の対象に、Misocaで作った請求書控えをデータとして保管されることにならないでしょうか。
現在の、紙保管だけでは、そもそも充足していないと思います。

他方、電子データ保存は、別途適切にされている。そのうえで、電子帳簿保存法の論点を、といった場合、電子データ保存での保管対象、保管状況等を踏まえて、それを援用するといった対応もできるのかと思います。

二重に対応することなく、漏れなく、といった対応については、顧問税理士の方にご相談いただき、手戻り等されないようにされるのも一案です。

特に電子データ保存は今年の1月から対応するものとなりますので慎重にご確認ください。
回答日：2024-07-25
- 質問者からの返信
  ご回答ありがとうございます。
  Misocaで作成した見積書や請求書を電子メール等で送付した場合は電子取引に該当するかと思いますので、その控えは電子取引として既に適切にデータ保存しております。
  
  今回はそれに追加して、郵送やFAXなどで発行（電子取引に該当しない方法）した自社書類の控えをデータとして保存したいと思い、スキャナ保存を始めてみようと思った次第です。電子取引に該当しない場合、そのままデータ保存のみではダメかと思いますので、今はコピーを取り、紙を保存しています。
  返信日：2024-07-26
- 税理士・会計事務所からの返信
  メール添付したメール、に加えて、
  Misocaで作成した請求書データ（控え）★これも電子データ保存の対象になります。
  
  既に、電子データとして保存しているものと同一のものを、
  　控え
  　メール
  　更にスキャンデータ
  と三重に保管されたい、といったものになるでしょうか。
  
  重複して困るものではありませんが、やはり、顧問税理士の方に相談し、具体的な助言をいただくのも一案です。
  返信日：2024-07-26
- 質問者からの返信
  うまくお伝え出来ず申し訳ありませんが、電子メールで発行した場合は請求書控えを電子取引としてデータ保存のみしています。
  
  一方でメールを使わず紙ベースでの取引をしている客先があります。
  Misocaで請求書作成→紙に印刷→客先に郵送したものの控えをこれからは紙でコピーせずにスキャナ保存したい、という考えです。紙で印刷したものを郵送で取引先送付する場合は電子データ保存対象ではありませんよね？それともこちらも含めて電子取引とみなして良かったのでしょうか？
  
  その基本的な考え方がよくわからず、困っています。
  宜しくお願いします。
  返信日：2024-07-26
- 税理士・会計事務所からの返信
  電子データ保存として、不十分です。
  
  Misocaのデータも対象になっていますが、その保存が漏れています。
  スキャン等を検討する前の段階となるでしょうか。
  
  紙で郵送するものが電子的に作成されている。これが貴社の場合はMisoca。
  この請求書控えの電子的なものは電子データとして保存対象です。
  
  これが漏れています。
  
  といった全体の建付けを先行して、整理すべき状態なのかと存じます。
  返信日：2024-07-26
- 質問者からの返信
  色々と返信ありがとうございます。
  
  弊社では電子帳簿保存法のいわゆる電子データ保存（自社が最初からPC等で作成した帳簿書類の保存）は予定しておりません。こちらについては義務ではなく任意だと認識しております。
  
  基本的には昔ながらの紙ベースでの保存を続けていく予定で、最低限必要な電子取引に該当する書類のみ2024.1月からデータで保管しています。
  その上で、自社で発行した書類の控えのみを紙ベースからスキャナ保存できないか、という考えでした。
  
  その場合、Misocaで作成した請求書は郵送で送付する場合、電子データとして保存不要との認識でしたが、違いますでしょうか？
  返信日：2024-07-26
- 税理士・会計事務所からの返信
  電子データ保存は任意規定ではありません。義務です。
  すべての法人が対象です。
  顧問税理士の方でも、税務署でも、WEBでも、元の法律でも。
  
  この認識の違いが、すべての議論の土台になっています。
  返信日：2024-07-26
- 質問者からの返信
  電子取引に該当する書類のみデータ保存が義務だと顧問税理士、所轄税務署に教わり対応してきました。電子データ保存、スキャナ保存は任意だと。
  こちらが相違しているのですね。
  今一度、確認して整理してみたいと思います。御教示ありがとうございました。
  返信日：2024-07-26
- 税理士・会計事務所からの返信
  電子データ保存は任意ではありません。
  ただ、負担感が過度な部分があり、その後、通達、Q&Aで順次緩和化されていっており、過去の厳格な縛りについては不要となった。任意となった部分もあります。
  他方、制度自体としては緩和化された規程部分については、依然として義務の部分もあり、
  最低限、すべての法人で必要な部分として、請求書のデータ控え等が残っています。
  
  顧問税理士として、私も、顧問先に説明するのに、都度、緩和化される通達、Q&A等で過去の説明からの変更を短期間に余儀なくされることもあり、税理士、税務署、各企業等、それぞれが上手くキャッチアップしていく必要がある制度なのかと存じます。
  
  慎重にご検討ください。
  返信日：2024-07-26
- 質問者からの返信
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