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欠勤が続きその後退職した従業員の社会保険料を立替納付し、回収をあきらめる場合の税務と仕訳について

建設業を営んでいる個人事業主です。

従業員の一人が、欠勤が続き給与が発生しない状況が長く続きました。その間、従業員負担分の社会保険料や住民税を立替て納付していました。その後退職しました。

欠勤中も、退職後も、何度か支払いを催促しましたが応じてもらえませんでした。
自宅を訪問し催促したこともありましたが、証拠は残していません。内容証明を送ったこともありません。

その後しばらくして、従業員から再雇用をしてほしいという連絡が来ましたが、一連の対応で不信感が募っていたため、お断りしました。

その後の当該従業員の収入や就職の状況については何もわかりません。もしかしたら現在は支払い能力はあるのかもしれません。しかし当方としては、とにかく今後は関わりたくない、コンタクトもとりたくない、という一心ですので、資金の回収を諦めたいと思っています。

そこでご質問なのですが、回収を諦めた場合、どのように仕訳したらよいでしょうか。
また、必要になる税務上その他の手続きはあるでしょうか。

現在、未回収の社会保険料と住民税は「立替金」で処理してあります。
立替期間は2022年10月から2023年５月までの８か月間で、総額は45万円ほどです。
これが2023年12月末の青色申告決算書に「立替金」の残高として表示されている状況です。

当方としては事業主と従業員との個人間の贈与として「事業主貸／立替金」とできたら良いなと思っているのですが、「貸倒損失」「給与（2022年から修正する必要がある？その場合源泉所得税が発生したら利息と合わせて納付するのだろうか？）」「貸付金として利息を計上（2022年から修正申告をする必要がある？）」など様々な考えが浮かんでいます。

どうぞご回答をよろしくお願いいたします。

  • 個人事業主の確定申告
  • 投稿日：2024/04/12
  • 回答件数：1件
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税理士・会計事務所からの回答

  • 税理士提中英吾事務所

    愛知県豊橋市花田三番町３９－１

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    従業員が退職した後の債権放棄のため、給与には該当しません。

    立替金を回収できないことが客観的に証明できれば貸倒損失として経費計上できますが、
    支払能力の有無が分からない状態のため、貸倒損失計上もできません。

    そのため、立替金を事業主貸に振り替えて消去する対応を取らざるを得ないのではないかと
    考えます。

    源泉徴収の要否については、従業員以外の方への経済的利益の供与（債務免除）のため、
    源泉徴収は不要と判断します。

    個人の場合、貸付に対して利息を取らないからといって収益として認定されてしまうこともございませんので、過去の修正は不要です。

    色々書きましたが、結論としては立替金を事業主に振り替える仕訳計上で処理完了ということで大丈夫と思います。

    回答日：2024-04-13

    • 質問者からの返信

      ご回答ありがとうございます。いろいろと面倒な処理が必要かもしれないとヤキモキしていたのですが、安心しました。ありがとうございました。

      返信日：2024-04-16

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