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経理伝票の紙での作業を少なくする化計画

お世話になっております。

経理伝票のペーパーレス化(少なくする)また各部署からの分散入力の流れを検討しております。
今まで各部署でエクセルで作成し、印刷後、総務部で集め弥生会計に入力しており、非効率でした。

その為、各部署より弥生会計へ直接入力してもらい、
印刷した日毎単位の振替伝票に請求書等を入力した順番でクリップ留め検印に回す。
つまり上長の検印のツールとして紙の振替伝票を利用する考えとなります。

検印に関わる方すべてのPCに弥生会計を入れるとなりますと随分高額となりますので、
この方法が弊社の社格に合っていると考えています。

１か月の作業が終わったら仕訳日記帳を印刷し月単位で保存する。という流れです。
(弥生会計の電帳法の設定をすれば印刷も必要ない、と理解しております)
そこで質問があります。

①伝票の通し番号は紙の伝票に実行しておりましたが、
弥生会計への分散入力により、
これからは弥生会計ソフトの自動付番機能だけで必要十分でしょうか。

またどうして付番は必要ですか。

②弊社のローカルルールなのだと思うのですが、
各部署から(不動産等の業種でお客様が多彩で取引先が一定ではない)、
各預金の日付ごとの入金先を記載した記録
(3/19弥生商店から10,000円等の入金履歴が記載)が、
会計処理を行う総務部に集まっています。

例えば入金管理ミスが起こった場合、
各担当者が処理し総務部へ伝票訂正の連絡あります。
つまり日頃各部署の担当者がしっかり管理している場合は、
入金先の細かい履歴まで総務部に集まる必要はありますでしょうか。

一般的に他の事業所様においても細かい入出勤の履歴まで中枢に集まってくるものでしょうか。

③また他に注意すべき点はございますか。

長い質問となってしまいました。大変申し訳ありませんが、自社の経理しか知らないので、ご教授願います。

経理・記帳・仕訳

投稿日：2025/03/19
回答件数：1件

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税理士・会計事務所からの回答

相田会計事務所
東京都文京区千石３－１４－５パークハイム千石４０３
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社員の人数は何名程度でしょうか。また、顧問税理士の方のご意見も聞かれるのも一案です。他社事例等参考になりますので。

①付番は、社内での内部統制上有意義ですし、税務調査等外部にとっても飛び、重複がないか、また、日付と順番の相違等有意義な情報となります。

②通常、入出金データは総務（経理）が一括管理されます。弥生でも口座連携してしまえば、入出金取引は把握でき、その内容を各部門が確認し、といったものになるでしょうか。

　入出金データ以外に、現金の出入り等は各部門が管理するにせよ、それも最低限月に1度の棚卸等、実際の在高とのチェック等、不正が生じないように、おきないような制度設計は、会社規模に寄りますが経理部門も関与されるものかと存じます。

③顧問税理士の方が月次のチェック等されていれば、実態を踏まえて気づき事項等指摘いただけると思います。ブラックボックスで、一般論を言われても不効率ですので。

実際の数字を見て、意見を求められるのがよろしいのかと。
回答日：2025-03-19
- 質問者からの返信
  ご回答ありがとうございました。
  
  社員はアルバイト20名を含めた53名と社長となります。
  
  親会社よりいらっしゃる監査役より細かい指摘もある為、
  ②については常に手元で確認できた方がよろしいですね。
  
  税理士の方は消費税等の計算時に登場されます。
  
  ①の付番の件
  付番はやはりあるにこしたことがない。
  各部署からのソフトへの直接入力であった場合は
  (紙の伝票は法定調票との数字のチェックと検印のツールとして使うのみを目指したいです)、
  弥生会計の自動付番機能利用でよい、という認識で大丈夫でしょうか。
  
  ②
  各預金の日付ごとの入金先を記載した記録、また棚卸等の在高等の決算処理に伴う各部署の内容
  (中間決算、期末決算に各部署より集めています)
  の詳細はやはり会計処理を行う中枢て管理した方が良い。という今までの認識で良い、ということですね。
  
  お手数でございますが、①②の認識で大丈夫かをお返事いただければ幸いです。
  返信日：2025-03-19
- 税理士・会計事務所からの返信
  50名程度であれば、立替経費精算時にグループ（※数名程度の現場管理者）の方に内容、金額の確認を取って、経理ではそれを正として精算する。勿論、異常値、おかしいなと思ったら問い合わせ等はされますが、増減分析等、あるいは、月次も税理士の方に目を通してもらえば大事にはならないと思います。
  
  ①付番は必要です。無いと、税務調査の際にあらぬ疑いがかかることもありますし、セルフチェックにもなりますので。過去日付が最近の伝票番号であれば、おかしい、となりますし、不正の検知情報としても利用できます。番号は自動付番が良いです。いじらずに、過去の間違い等、どのように対応されたのかも、番号によっても状況が追えますので。
  
  暗黙のプレッシャーになるので、精度もあがります。
  
  中枢管理はあったほうが。ただ、役割分担で、各所で対応できるものは対応しても。
  ただ、この場合は、フリー等他社の製品の方が便利かもしれません。弥生は、経理が集中管理、効率的な入力をするのには適しています。
  
  他方、分散処理や、内部統制機能を利用しようといった場合は、クラウド会計も便利です。一長一短がありまして、経理機能がある程度あれば、弥生がオススメです。
  
  他方、テレワーク時等、分散記帳等を優先する場合にはクラウドが便利です。
  返信日：2025-03-19
- 質問者からの返信
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